「メール編」
知っているようで意外に知らない、ビジネスマナーを岸田輝美がお答えします。
各ジャンル毎に順次アップしていきます。
Q.外出している上司にお客様から電話が入りました。急いでいるということだったので携帯へ連絡をしましたが出ません。どう対処すればよいでしょう？
- 携帯へメールを送り引き続き電話もかける
- 携帯へメールを送れば安心してよい
- 携帯電話を鳴らし続ける
電話には出れなくてもメールは見れる状況かもしれません。ただ、送ったからといっても確実に相手が見ているかもわかりません。メールに「連絡お待ちしています」等の文面を入れるなどして工夫をしましょう。
Q.得意先へ①「電話番号の変更」②「営業会議の開催について」の2件お伝えしたいことがあります。メールを作成するのに正しい書き方はどれでしょう？
- 2件の用件を1通にまとめて出す
- 1用件1通なので2通出す
- メールを使ってはいけない
メールは1用件1通です。件名は簡潔にわかりやすく１件だけ書きます。相手も複数の用件だと見落としてしまったりするかもしれません。自分も返事をもらうメールだとしたらそれぞれのメールに返事をもらった方が煩雑になりません。
Q.送られてきたメールに返信するとき、相手のメールはどうしたらいいでしょうか？
- 相手のメールはそのまま残して作成する
- 相手のメールは消して作成する
- 必要な場合は相手のメールは残して作成する
記録として残しておけるのもビジネスでメールが主になってきているメリットです。一つの案件のやり取りは残しておいた方がいいですが、あまりにも長いやり取りになってしまうとただの手抜きと思われてしまうかもしれません。
Q.仕事の進捗状況をお客様とメールでやり取りをしています。自分の上司にもこのやり取りを確認していてもらいたいと思います。お客様には上司にこのメールが流れていることを知られたくありません。どのようにすればいいでしょうか？
- 宛先のToに上司を入れる
- 宛先のccに上司を入れる
- 宛先のBccに上司を入れる
toとccではお客様に上司へ送っていることが見えてしまいます。Bccは「ブラインド・カーボン・コピー」で他の方には送られていることがみえません。
Q.会社の先輩から取引先とのやり取りのメールが送られてきました。私はBccのところに名前が入っています。先輩に返事を出すとき、宛先はどれを選んだらいいのでしょうか？
- 返信を選択する
- 全員へ返信を選択する
- 全員へ返信を選び、宛名のところから知らない人を削除する
先輩だけへメールを送るのならこの選択です。Bccに名前があるのですから先輩以外は自分に送られていることを知りません。全員へ返信してしまうと自分だけではなく先輩へも迷惑をかけてしまいます。この宛名の選択は本当に注意しなくてはいけません。