Q&A 報告編

ビジネスマナーQ&A
「報告編」

知っているようで意外に知らない、ビジネスマナーを岸田輝美がお答えします。
各ジャンル毎に順次アップしていきます。

Q.仕事でミスをしてしまいました。できれば自分一人で解決したいと思います。このような時どう対応することがいいのでしょう?

  1. 自分一人で頑張って解決するべきだ
  2. 努力してみて手に負えなくなったら上司に報告する
  3. 直ぐに上司に報告してどうすればよいか指示を受ける
答は③です。

上司に叱られるのもいやなのでなるべく自分で解決したいと思う方が多いようです。しかし、一人で考えたその判断が間違っていたら取り返しのつかないことになりかねません。2次災害にならぬようミスの報告は「素早く、恐れず、包み隠さず」です。

Q.どうしても行きたかったライブのチケットが1週間前に取れました。勤務日です。ファンが多くなかなかチケットが取れないライブです。会社にはどのように届け出ればよいでしょうか?

  1. 1週間前に上司に届け出る
  2. 当日「風邪で休む」と電話で届け出る
  3. 3日前に上司に申し出る
答えは①です。

旅行など予定を立てて会社を休む時は、なるべく早く休暇届を出しましょう。早めに伝えてくれた方が仕事の計画が立てやすいです。お客様や職場の仲間に迷惑をかけないようわかった時点で上司に伝えて許可を得ましょう。

Q.上司から指導を受けているときにやってはいけないことは次の中でどれでしょう?

  1. 忙しかったので「メールにしてもらえませんか」と言った
  2. 「はい」と返事をし、そばに立ちメモを取りながら聞いた
  3. 理解できないことは、話が切れたところで質問した
答えは①です。

指導していただけるという感謝の気持ちで直ぐにそばに行きます。忘れないようにしっかりとメモをとりましょう。わからないことは訊いて理解をするようにします。『メールで教えて』という言い方は上司の好意に対して失礼です。

Q.朝起きたら熱がありました。風邪のようです。会社へはどのようにして休みの連絡をしたら良いでしょう?

  1. 始業時間の10分後に自分で上司に電話をする
  2. 始業時間の10分前までに自分で上司に電話をする
  3. 始業時間の10分前までに親に頼んで上司に電話をかけてもらう
答は②です。

急な休みの連絡は、自分がかけて上司と直接電話で話しましょう。自分の体調のことや急いでいる業務などを伝えましょう。会社に迷惑がかからないよう自分で伝えましょう。始業時間の10分前までには電話をすることで上司が当日の仕事の計画を立ててくれます。

Q.取引先から課長宛てに電話がはいりました。課長は来客中です。「折り返します」とお伝えしたところ、先方もこれから出かけるのでまた電話をくれると言ってくれました。電話を切った後どのような行動をとるのが一番いいでしょうか?

  1. 課長の机の上に電話をくれた取引先の方のメモを置いておく
  2. また電話すると言ってくれたので特に何もしなくて良い
  3. 課長の机にメモを置き、課長が戻ったら、そのことをを伝える
答は③です。

また電話すると言ったからと課長に報告を怠ると、課長は初めてくれた電話だと思い話し出します。このような対応になると取引先は報告ができていない会社だと思い不信感を抱くでしょう。①のように机の上にメモを置くだけでは見落としてしまうこともあります。念には念を入れて席に戻った課長に一声かけるまでが責任ある報告の仕方です。