「訪問編」
知っているようで意外に知らない、ビジネスマナーを岸田輝美がお答えします。
各ジャンル毎に順次アップしていきます。
Q.面接の会社に着きました。コートや手袋はどこで脱ぎますか？
- 会社の玄関に入る前に脱ぐ
- 会社に入り受付に行く前に脱ぐ
- 受付を済ませてから脱ぐ
日本では家の中では靴を脱ぎ生活をしています。コートについたちりやほこりを家に持ち込まないために玄関に入る前にコートを脱ぎます。日本のビジネスの世界でもその延長で脱ぐのが望ましいとなったのでしょう。
Q.応接室に通されました。担当者がくるまでどうしていたら良いでしょうか？
- ずっと立って待っている
- 入り口に一番近い席に座っている
- 何処に座っていてもかまわない
座る席にも上座、下座があります。ずっと立っていてもいいのですが、それでは担当者が来た時に恐縮してしまいます。応接室では、入り口から遠いところが上座、近いところが下座と覚えておいてください。この場合は入り口に近い下座の席で座って待っているのが無難でしょう。
Q.受付を済ませロビーで待っていたら担当者が来ました。どのような態度を取りますか？
- すぐに立ち上がる
- 座ったままで会釈する
- 立ち上がって会釈し直ぐに座る
この場合ロビーでは「姿勢」で上下関係がきまります。立っているのと座っているのではどちらが楽な姿勢でしょうか。立ち上がったとしても、相手が座る前に直ぐに座ってしまってはなんの意味もありません。
Q.初対面の方と名刺交換をします。失礼に当たるのは次の中でどれでしょう？
- 訪問した者から先に差し出す
- 訪問された者から先に差し出す
- 立場に関係なく同時に差し出しても構わない
名刺は訪問した方、目下から先に差し出すといわれています。初対面で行われる名刺交換です。訪問された方はどの部署の誰かはっきりしています。訪問した方は身分証明にもなります。
Q.受け取った名刺の扱い方でマナー違反ではないのはどれでしょう？
- 商談が終わるまでテーブルの上に置いておく
- 資料の間にはさむ
- 受け取った名刺にメモ書きをする
名刺はその人の分身であると覚えておきましょう。名刺の整理に特徴を書き込んだりする方も多いようですが、その場でメモ書きにされたり、きちんと収められる場所におかれないといやな気持になってしまいます。名前を覚えるために机の上に置いておいても失礼ではありませんが出しっぱなしにならないよう気を付けましょう。