Q&A 電話編

ビジネスマナーQ&A
「電話編」

知っているようで意外に知らない、ビジネスマナーを岸田輝美がお答えします。
各ジャンル毎に順次アップしていきます。

Q.電話を受けましたが、取り次ぎに時間がかかりそうです。「少々お待ちください」と言ってから相手に待ってもらえる限度時間はどれくらいでしょうか?

  1. 20秒以内
  2. 10秒以内
  3. 1分以内
答は①です。

少々お待ちくださいの少々も人によって感じ方は違うものです。気の長い性格や土地柄ではビジネスの世界は通用しません。10秒以内は短すぎかもしれませんし、1分は長すぎます。20秒を限度としその時間を超えるようなら「折返し電話をさせます」と早めにお伝えした方が良いです。

Q.職場の課長にかかってきた電話を受けました。しかし、課長は会議中です。そのことを外部の方に伝えるのに正しい伝え方はどれでしょう?

  1. 「課長の内藤は会議中でございます」
  2. 「内藤課長は会議中でございます」
  3. 「内藤は会議にでております」
答えは①です。

部外者に対して、自社の人間に役職をつけるのはおかしいことです。課長の内藤はという風に名字と役職を切り離しましょう。繋がっているとその方をて立てていることになります。ご家族からのお電話の場合は、②の内藤課長が正解。外か内かを見極めて、役職をどこに付けるかを考えましょう。

Q.電話を受けましたが、相手の声が小さくて聞こえませんでした。もう一度言ってもらうにどのような言葉を使ったらいいでしょうか?

  1. 「すみません。もう一度名前をいってください」
  2. 「失礼ですがもう一度お名前をお願いできますでしょうか」
  3. 「〇〇商事の△△でいらっしゃいますね」
答えは②です。

ビジネスの世界では「すみません」はカジュアル過ぎて使えません。しかし、あまりにも丁寧なのも慇懃無礼になってしまいます。「すみません」の代わりに、「申し訳ありません」を使えたらOKです。

Q.電話に出たら、相手は名乗りもせずに用件を話し始めました。誰宛ての電話なのかがわかりません。どのような対応をするのが一番良い言い方でしょうか?

  1. 「どなたをお呼びしましょうか」
  2. 「どちらにおかけでしょうか」
  3. 「どの者をお呼びしましょうか」
答は③です。

答かけてきた方は直ぐに話したい相手が出てくれたと思いこみ、話してしまうことがよくあります。この時に自分ではないとわかったら誰と話しがしたいのかを見つけなくてはいけません。「どなた」は誰の敬称になりますので身内を敬ういい方になってしまいます。うちの人間を低める言い方で「どの者」と使うのが適切です。「どちらにおかけですか」はもし取引先の社長からの電話でしたら間違い電話にしたとクレームになってしまうかもしれません。

Q.会議中の部長に急ぎの電話が入りました。会議室に出向いて、部長にどう伝えたらいいのでしょうか?

  1. 「部長、会議中に申し訳ありませんがお電話です」
  2. 「部長、電話が入ってます」
  3. 「部長、すみませんが電話です」
答は①です。

本来ならば折返しの電話をすることを第一の提案とします。それでも、急ぎでお願いします。と言われた時の対応です。部長を立てること、会議の場を壊してしまったことへ一言申し伝え用件を伝えましょう。